各部门（中心）、各直属学生团体（组织）：
为保证校团委各部门（中心）、直属学生团体（组织）资料归档的及时性、完整性，档案管理的规范性，维护档案的完整与安全，特制定《共青团北京师范大学委员会文件归档及交接管理办法（试行）》。
本办法适用于校团委各部门（中心）及直属学生团体（组织），包括办公室、组织部、宣传部、社团工作部、社会实践与志愿服务中心、青年科创服务中心、青年发展研究中心、青年体育中心、青年美育中心、青年劳动教育中心、学生会、研究生会、白鸽青年志愿者协会、大学生艺术团、广播台、学生科学技术协会、北师青年报社、青年团校秘书处、青年媒体中心、青春讲师团。
一、归档范围
1.本规定中的归档文件材料是指校团委在工作活动过程中形成的各类文件，详见《各部门及学生团体需提交文件范围》（附件1）；
2.需存档至校档案馆的文件包括：
表1 提交档案馆归档范围和保管期限表
| 序号 | 类目名称 |
保管期限 |
| 1 | 上级关于共青团的工作文件 |
长期 |
| 2 | 学校团代会的相关文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件） |
永久 |
| 3 | 学校学研代会的相关文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件） |
永久 |
| 4 | 校团委工作的计划、决定、报告、总结及规章制度 |
永久 |
| 5 | 校团委提交上级部门的工作案例 |
长期 |
| 6 | 所在单位获得的优秀集体及个人表彰和奖励证书（材料） |
长期 |
| 7 | 处分团员的材料及复议材料 |
长期 |
| 8 | 批准入团、离团的材料及名单 |
长期 |
| 9 | 团干部名单 |
长期 |
| 10 | 团员名册 |
长期 |
| 11 | 校团委会议记录 |
长期 |
| 12 | 学生会（研究生会）的文件、材料 |
长期 |
| 13 | 学校直属学生组织（团体）参与各类活动材料 |
长期 |
| 14 | 学校各院系级团委的工作计划、总结 |
长期 |
| 15 | 团委牵头开展的重大活动的相关材料（活动方案、活动总结、相关表格/名单、预决算表、参会材料、通知文件、新闻稿等） |
长期 |
| 16 | 社团活动、社会实践的材料 |
长期 |
| 17 | 校团委工作简报 |
长期 |
| 18 | 校团委及直属学生组织（团体）主办的刊物 |
永久 |
| 19 | 实物档案（本部门获校级以上奖励的奖状、奖杯等；有重大纪念意义的物品等） |
永久 |
| 20 | 反映本部门重大活动的照片、声像档案 |
永久 |
表格来源：校档案馆
3.需存至校团委办公室存档的归档范围包括：
在存档至校档案馆的文件基础上，还需将表2所述文件资料存档至校团委办公室。
表2 提交校团委归档范围和保管期限表
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
| 1 | 校内其他职能部门发布的文件及校团委所反馈的材料与数据 |
长期 |
| 2 | 校团委各部门的财务账目等材料（由办公室财务负责老师统一保存30年） |
长期（30年） |
| 3 | 校团委内部各部门的获奖情况及获奖证书、公示等证明材料，所在单位获得的优秀集体及个人表彰和奖励证书（材料）。（与提交档案馆内容相同，须参考《无纸化奖状归档使用指南》（附件2）进行电子化上传） |
长期 |
| 4 | 校团委其他具有保存价值的材料 |
长期/永久 |
二、归档文件标准
（一）纸质档案
1.归档的纸质文件材料须符合有关规范和标准，一般应当为原件，原则上不得使用复印件代替原件，具有凭证作用的文件材料须加盖公章；
2.纸质归档文件均应按照《文件格式规范》（附件3）要求的格式统一进行整理。
（二）电子档案
1.归档文件以电子存档为主要形式，以师大云盘为载体，进行移交和存档；
2.电子档案与纸质文档对应；
3.归档电子文件的文件格式、分级设置须按照《校团委归档文件整理细则》（附件4）的要求进行整理；
4.下发给院系、学生的国家级、市级获奖证书及相关资料，应由下发部门提前进行扫描备份为PDF格式文件，并以“【时间+姓名+奖项名称】”命名，并附申请审批表。如有需要，应一式两份移交至综合档案馆及个人档案馆。
（三）声像、实物档案
长期/永久保存的实物档案（如奖杯），需移交至校团委办公室或档案馆。
三、归档时间
1.校团委常规文件、日常来文/发文的每月整理，须于【次月6日前】汇总归档；
2.校团委组织开展的各项活动须于【活动结束后两周内】进行复盘归档；
3.校团委办公室须于学年中期展开中期检查活动，各部门应准备预立卷相关工作；
4.校团委各项归档文件须以学期为单位进行复盘整理，于下一学期开始前完成归档工作；
5.校团委各项归档文件须以学年为单位，按照档案馆要求，于【每年六月】移交至档案馆。
四、归档流程
（一）收集积累
1.归档文件均应被文件形成部门收集积累，归档以电子文件为主要形式，无电子版的纸质文件须扫描电子版，扫描应由部门负责人员使用校团委办公室的设备进行扫描，避免文件外泄；
2.各部门、中心和学生团体（组织）应自行建立用于部门存档的师大云盘，按照归档时间的要求，定期由部门负责老师传送至校团委的师大云盘；
3.电子文件须由文件形成部门采取严格安全措施，保证电子文件不被非正常改动；
4.文件形成部门在将归档文件移交至办公室时，须按照归档要求进行调整、分类，确保真实性、完整性、有效性；
5.文件形成部门须对归档文件的密级和保管期限进行拟定，并将保密文件单独进行保存，电子保密文件须在校团委专用保密机中进行操作，纸质保密文件须存放至校团委保密柜；
6.文件形成部门在收集积累文件后，须按照档案馆归档范围要求，单独复制出一份需移交档案馆的材料，并按照档案馆要求制作《【档案馆发】最新版归档案卷移交目录格式》（附件5），上传至师大云盘。
（二）鉴定与整理
1.各部门完成文件材料收集工作后，须由负责老师上传至校团委归档云盘进行鉴定，鉴定工作应包括对归档文件的真实性、完整性、有效性进行鉴定，对归档至档案馆的材料内容、《【档案馆发】最新版归档案卷移交目录格式》（附件5）进行鉴定；
2.校团委办公室在进行鉴定、整理电子保密文件的过程中应使用离线计算机，避免保密文件泄露；
3.校团委办公室归档负责人按时（每月/学期/年度）对归档文件进行整理鉴定，如有问题须在规定时间内与相关部门人员对接修改。
（三）移交
1.归档文件的移交具体指各部门（中心）、学生组织（团体）的负责老师把经过鉴定符合归档条件的文件上传至校团委归档的云盘中，并将纸质版文件、U盘以及实物材料（如奖杯）等向办公室移交；
2.归档文件鉴定无误后，须由文件形成部门将归档至档案馆的部分单独复制一份保存至归档云盘，并附《【档案馆发】最新版归档案卷移交目录格式》（附件5）；
3.电子归档文件应在规定时间内共享至指定师大云盘；纸质归档文件应在规定时间内移交至校团委办公室；
4.保密文件移交：纸质保密文件需由单位保密联络人密封移交至相关部门；电子保密文件需使用安邮移交，且须在校团委专用保密机中进行操作，不得上网；
5.最终移交的材料分为两类：一是同步至校团委归档云盘的所有归档材料，并附《校团委直属学生团体（组织）移交材料登记表》（附件6）；二是归档材料中需移交档案馆的材料，需打印、盖章并卷宗目录及《【档案馆发】最新版归档案卷移交目录格式》（附件5）。
（四）归档
1.校团委办公室归档负责人按时（每月/学期/年度）对鉴定无误的文件进行归档整理；
2.校团委办公室归档负责人应对各部门所交《校团委直属学生团体（组织）移交材料登记表》（附件6）进行整理，核对相关信息；
3.校团委办公室按照校档案馆要求，将各部门应归档至档案馆的文件进行统一打印并整理归卷，按照档案馆要求的时间移交档案馆，不必移交档案馆的文件则由办公室进行保管；
4.纸质文件及实物存放位置应干燥、防水且有相关保护的保管箱、保险柜等地，钥匙由办公室归档负责人保管；
5.电子文件应在云盘中进行整理、储存。
（五）档案利用
档案利用是指在校团委内部有需要的情况下，对归档文件进行调阅、查看、复制、拷贝等行为，档案利用须遵守以下相关规定：
1.未经校团委授权，任何组织或者个人无权公布档案内容；
2.学生对档案文件进行任
何形式的利用须经分管相关部门的老师同意；
3.非保密性归档文件在进行调阅、查看、复印、拷贝时不能将归档文件带出；
4.保密性归档文件的使用行为应按照“五、保密文件保存办法”进行。
五、保密文件保存办法
1.归档文件时，经办人要根据文件、资料的内容和定密范围，标明密级、保密期限。
2.纸质版保密文件需保存至办公室内保密柜，只允许在办公室内进行查阅，查阅须填写《校团委保密性文件借出登记表》（附件7），未经批准不得擅自扩大传阅范围；不准擅自复印、抄录、拍照，不得将文件带出办公室。
3.电子版保密性文件只允许在校团委专用保密机中进行查阅，未经批准不得擅自扩大传阅范围；不准擅自打印、抄录、转存、拍照。
4.对保密文件、保密资料定期清查，年终进行全面清查、核对，发现欠缺要及时追查，防止丢失。
六、过期文档处理办法
保存在校团委办公室的档案材料，须确定保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案进行鉴定并登记造册，经办公室核准后，按规定予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
移交至档案馆的材料，由档案馆进行相关处理。
七、本办法自2023年12月11日起实施，校团委各直属学生团体（组织），均需参照本办法做好资料储存工作。
共青团北京师范大学委员会
2023年12月11日
附件下载：